무역 영문 이메일 작성법 완벽 가이드 (실전 예시 포함)

 

해외와 거래하는 무역업무에서 영문 이메일은 단순한 의사소통을 넘어서 신뢰를 주고 거래 성사를 이끄는 핵심 도구입니다. 오늘은 무역 실무에서 자주 쓰이는 영문 이메일 작성법과 상황별 예시를 통해, 누구나 쉽게 따라할 수 있는 이메일 작성 전략을 소개합니다.

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1. 무역 영문 이메일의 기본 구조

무역에서 주고받는 이메일은 아래와 같은 틀을 따라 작성하면 간결하면서도 전문적인 인상을 줄 수 있습니다.

구성 요소	설명	예시 표현
Subject (제목)	이메일의 핵심을 한 줄로 요약	Inquiry for OEM Cosmetics, Request for Proforma Invoice
Salutation (인사말)	받는 사람에게 맞는 정중한 인사	Dear Mr. Kim, Dear Sir or Madam
Opening (도입 인사)	부드럽게 시작하는 문장	I hope this email finds you well.
Body (본문 내용)	요청사항, 제안, 질문 등을 명확하게 전달	주문 문의, 일정 확인, 가격 요청 등
Closing (마무리 문장)	상대방의 회신 유도	Looking forward to your reply.
Signature (서명)	이름, 직책, 연락처 포함	Best regards, Youngchan Yoon

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2. 상황별 영문 이메일 예시

 

1. 제품 문의 이메일 (신규 거래 제안)

 

Subject: Inquiry about Private Label Skincare Products

 

Dear Ms. Taylor, I hope this message finds you well.

We are a Korean trading company specializing in cosmetic exports. We are currently seeking OEM skincare products for our clients in the Middle East.

Could you please share your latest catalog, MOQ requirements, and pricing details for private label manufacturing?

Looking forward to hearing from you soon.

 

Best regards,

[Name]

 

Export Manager | ABC Trading Co., Ltd.

Email: abctrading@abctrading.com

Phone: +82-10-1234-5678

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2. 선적 일정 확인 요청

 

Subject: Confirmation Request – Shipping Schedule for PO#20250415

 

Dear Mr. Ramesh, Thank you for your support and cooperation.

We would like to confirm the shipping schedule for our purchase order PO#20250415. As previously discussed, we are expecting shipment departure by May 10th, 2025.

Kindly share the final packing list and estimated ETA to Busan port.

 

Warm regards,

[Name]

ABC Trading Co., Ltd.

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3. 샘플 요청 이메일

Subject: Request for Samples – Toothpaste Whitening Series

 

Dear Sir/Madam, We are interested in your whitening toothpaste range for potential distribution in Korea.

Please send us 2–3 product samples along with your product catalog, ingredient details, and safety certifications (MSDS if available).

Thank you in advance for your cooperation.

 

Sincerely,

[Name]

Export Manager | ABC Trading Co., Ltd.

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4. 클레임 제기 (손상된 제품 관련)

Subject: Urgent: Damaged Shipment – Invoice No. IN2404-123

 

Dear Mr. Al-Mansoori, We regret to inform you that several boxes from the recent shipment (Invoice IN2404-123) arrived in damaged condition.

Please see attached inspection report and photos for your reference. We kindly request compensation or a replacement for the affected goods.

We appreciate your prompt action on this matter.

 

Sincerely,

[Name]

ABC Trading Co., Ltd.

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3. 무역에서 자주 쓰는 핵심 영문 표현

표현	의미
FOB / CIF / EXW	국제 무역 인코텀즈 조건
MOQ (Minimum Order Quantity)	최소 주문 수량
PI (Proforma Invoice)	견적 송장
ETA (Estimated Time of Arrival)	도착 예정일
ETD (Estimated Time of Departure)	출항 예정일
Lead Time	생산 또는 납기 소요 시간

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4. 이메일 작성 시 유의사항

• 간결하고 명확하게: 문장은 짧고 핵심 중심으로!
• 정중함 유지: 특히 클레임이나 요청 시에도 예의 중요
• Proofread 필수: 자동 번역기만 의존하지 말고 문법 체크
• 파일명 주의: 첨부 파일은 명확한 이름으로 저장 (예: PI_ABC_202504.pdf)

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이메일도 비즈니스의 얼굴입니다

영문 이메일은 무역에서 단순한 메시지를 넘어서 신뢰와 관계의 시작이자 거래 성공의 열쇠입니다. 위 예시들을 참고해 자주 사용하는 템플릿을 만들어두면, 실무에서 더 빠르고 정확하게 대응할 수 있습니다.